È universalmente riconosciuto che la conoscenza documentata a livello aziendale (ovvero il bagaglio di informazioni che un’azienda conserva sotto forma di documenti) sia un patrimonio che vada gestito correttamente e fatto fruttare affinché crei valore.
È enorme la quantità di documenti che quotidianamente transitano in ogni organizzazione e con essi, conoscenza ed informazioni più o meno importanti.
Alla crescita esponenziale del volume dei documenti spesso però si assiste a:
- un proporzionale incremento di costi di gestione;
- meno beneficio per l’azienda (lungaggini nel reperire rapidamente le informazioni rilevanti perché non correttamente conservate e difficoltà nell’individuare le ultime versioni approvate).
La gestione documentale aziendale, che dovrebbe essere la chiave del suo successo, è spesso percepita come inefficiente e/o insufficiente.
Accade infatti che il valore dei documenti possa erodersi o corrompersi perché ad esempio un documento:
- non viene reperito rapidamente;
- viene smarrito;
- viene copiato molte volte;
- viene conservato anche se obsoleto;
- non viene più riutilizzato.
È allo stesso modo universalmente riconosciuto che la principale esigenza da soddisfare in una gestione documentale efficace è che il tempo e le energie lavorative siano veicolate su ciò che veramente conta.
Infatti, spesso, anche il tempo viene male impiegato:
- per inviare un unico documento oggetto di modifiche più volte via mail (duplicandolo);
- per recuperarlo in caso di modifica o cancellazione accidentali;
- per rimediare ad errori di consultazioni non autorizzate.
Oggi si può gestire il documentale lasciando alle nuove tecnologie l’onere di automatizzare, semplificare, sincronizzare, snellire, organizzare.
Si ottiene così un notevole risparmio non solo di tempo, ma anche di denaro.
Oggi non solo deve essere avvantaggiata l’archiviazione documentale ma devono essere alleggeriti notevolmente anche la collaborazione e la condivisione sicura.
Microsoft Sharepoint (dal termine inglese share=condivisione) è uno di essi.
Si tratta dell’applicazione di Microsoft 365 (ex Office 365) per la creazione di siti web intranet e aree di lavoro/condivisione in ambito aziendale. (I confini di accesso sono generalmente aziendali ma è anche possibile consentire e gestire accessi e permessi dall’esterno(clienti/fornitori).
Il suo scopo è la condivisione di informazioni e documenti, attraverso la creazione di liste e repository documentali e la sincronizzazione con tutte le altre applicazioni della Suite Microsoft 365.
A seconda delle esigenze si può quindi spaziare dalla gestione dei documenti alla creazione di vere e proprie reti sociali aziendali, in cui condividere informazioni, appuntamenti, idee.
Sharepoint è oggi lo strumento di collaborazione e di gestione documentale aziendale più utilizzato al mondo.
Sharepoint
È una Piattaforma applicativa in Cloud (accessibile da dovunque via web),
È uno spazio collaborativo sicuro.
Ha una vocazione polifunzionale.
Non si tratta solo di un sistema centralizzato di content management (organizzazione dei contenuti) ma consente: la loro reperibilità, l’invio e la collaborazione sia sincrona sia a-sincrona tra più persone.
Scopri di più sulla collaborazione Integrata.
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