Perché è utile una Intranet oggi?

Per capirlo occorre fare un passo indietro nel tempo, e precisamente nel lontano 6 agosto 1991, giorno in cui l’informatico inglese Tim Berners-Lee pubblicò il primo sito web.

Sì, perché con l’avvento del World Wide Web si è affacciato il suo strumento di navigazione, il Browser Web.

Non molto tempo è trascorso prima che le prime organizzazioni intuissero che questo potente strumento di informazione e navigazione poteva essere adattato anche per l’uso di reti interne aziendali (e migliorarne la comunicazione, tagliare i costi e accelerare il business).

La caratteristica principale della Intranet (rete privata di un’impresa o di un’organizzazione) in genere è infatti che ad essa possano accedere soltanto i membri autorizzati dell’organizzazione stessa. Essa sfrutta la stessa tecnologia alla base di Internet, con la sostanziale differenza di essere volutamente riservata ad un utilizzo interno ai confini organizzativi.

In generale una Intranet aziendale è un ambiente virtuale condiviso con lo scopo di consentire un’esperienza più semplice e coinvolgente di scambio e flusso di informazioni all’interno di un’organizzazione.

Lo fa ospitando processi e informative in un unico ambiente ordinato.

Qual è oggi il valore strategico di una Intranet?

Le Intranet oggi sono evolute, non solo in quanto strumenti di comunicazione aziendale, ma come ambienti integrati di Knowledge Management (ecosistemi in cui l’utente, da qualunque dispositivo, trova tutto ciò che occorre per le sue attività).

Sempre più organizzazioni ora considerano la loro Intranet non solo come la propria memoria aziendale ma il motore dei propri processi.

La intranet ai nostri giorni si fa sempre più strada e in un numero crescente di ambiti variegati (si parla sempre di più di Social Digital Firm; di Digital Workplace e piattaforme di Knowledge Management).

In generale sono molteplici gli scopi per cui viene creato un ambiente virtuale condiviso:

  • In primo luogo la Intranet deve fungere da contenitore organizzato di dati, informazioni, documenti e conoscenze formalizzate. Affinché possano essere di utilità nello svolgimento delle proprie mansioni, tutti i dati sono indicizzati e categorizzati in modo da essere facilmente e velocemente consultabili.
  • In secondo luogo, deve diventare il punto unico di accesso raggiungibile tramite qualunque browser web e con qualunque dispositivo. I membri autorizzati all’accesso trovano in ogni momento informazioni e documenti aziendali aggiornati e validati. In questa maniera non è più necessario salvaguardare i dati aziendali sui pc degli utenti o su hard disks, ma tutto si trova in un’unica memoria centrale on line organizzata, sicura e accessibile 24 h su 24.
  • In terzo luogo la Intranet deve costituire un punto di incontro, comunicazione e collaborazione tra gli individui appartenenti all’organizzazione, indipendentemente dalla specifica area operativa in cui operano.

La Intranet nel panorama odierno si sta rendendo indispensabile: rafforza la capacità di controllo sull’intera attività, diventa uno strumento di ristrutturazione organizzativa, facilita i cambiamenti e rende tutti i processi aziendali più flessibili. Se utilizzata in modo corretto è un ottimo strumento per sviluppare e consolidare la cultura aziendale.

Quali sono i benefici dell’adozione in azienda di una Intranet?

  • Liberazione del valore latente delle informazioni che [l’organizzazione] detiene (spesso dimenticate nei desktop);
  • Condivisione snella delle informazioni;
  • Sfruttamento più ampio delle competenze e delle capacità intellettuali;
  • Teams incoraggiati a lavorare e crescere insieme;
  • Miglioramento delle comunicazioni cross-funzionali;
  • Consentire una maggiore collaborazione tra gli utenti distribuiti geograficamente;
  • Collegamento di postazioni in remoto.

Le aziende possono avere intranet molto diverse tra loro: dipende dagli obiettivi, dalle funzionalità, dalla tecnologia e dai legami con altri sistemi aziendali in essere.

La creazione di una Intranet aziendale è adatta per organizzazioni che necessitino di un luogo per gestione dei processi e sia la base dati unica e omogenea di un’azienda.

Per avere successo ed essere il barattolo di miele per i suoi utenti deve essere facile da utilizzare e disegnata su misura.

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