Il termine trasformazione digitale è sulla bocca di tutti.
È un rinnovamento, un aggiornamento che le aziende devono affrontare oggi per snellire i propri processi, ottimizzare l’organizzazione del lavoro ed essere sempre più in linea con i bisogni della clientela.
Al centro della trasformazione digitale stanno la persona e il valore dell’informazione che, più che in passato, va trattata e convertita in crescita a tutti i livelli (informazione che transita sia all’interno sia verso l’esterno dell’azienda).
Oggi non basta più avere il miglior prodotto per avere successo, il mercato e le esigenze dei clienti sono in continua evoluzione e con esse è in evoluzione il mondo lavorativo.
Si tratta allora di valutare quali debbano essere le funzionalità essenziali che devono avere gli strumenti tecnologici abilitanti per la digitalizzazione dei propri processi.
L’importante è farsi accompagnare e assicurarsi che gli strumenti di cui ci si doterà abbiano almeno 10 funzionalità base (aldilà di che tipo sia la tua organizzazione e il tipo di processi che debba supportare).
Ecco , rapidamente, un decalogo da osservare:
1. Mobile first
Qualunque sia la tua azienda, qualunque siano le tue esigenze, hai bisogno di una soluzione che consenta accessi all’ambiente lavorativo da utenti mobili.
Che si trovino a lavorare da un ufficio domestico, da una camera d’albergo o un terminal aeroportuale, tutti gli utenti devono avere gli stessi mezzi che avrebbero in ufficio. Il focus è sui dati: poterli trovare da dovunque e con qualunque strumento è il primo imperativo categorico. Come? Passiamo al comandamento n. 2.
2. Cloud abilitato.
Le esigenze aziendali cambiano nel tempo e una soluzione tecnologica deve offrire opzioni flessibili che le consentono di adattarsi alle mutevoli esigenze.
Come? Grazie al passaggio al Cloud.
Una soluzione in locale può sembrare ancora l’opzione migliore oggi, ma man mano che il tempo passa e mentre la tua azienda cresce, potrebbe essere necessario spostare sempre più parti nel Cloud come distribuzione ibrida.
Non occorre necessariamente interrompere l’infrastruttura IT esistente, ma abilitare tutto quello che si può al Cloud. A seconda del livello di integrazione, nuove funzionalità aggiuntive possono coesistere ed essere integrate con strumenti e sistemi esistenti.
3. Integrazione e collaborazione
E un volta nel Cloud, che fare?
Una buona soluzione digitale deve semplificare la vita lavorativa, rendere più produttivi e offrire soluzioni per gestire, senza disorientarsi, le varie attività. Per massimizzare davvero l’efficienza una soluzione deve essere integrata; un luogo digitale, una piattaforma per l’accesso e la condivisione di contenuti, un ecosistema ordinato e coordinato per tutte le attività. Chat, flussi di lavoro, video, sessioni di collaborazione e conferenze, documenti e gestionali per il monitoraggio e delle attività devono essere connessi, in un ‘unico luogo ospitante e con accesso da un’unica interfaccia.
4. Focus sui Millennials
I lavoratori millennial della generazione Y ad esempio – nati tra il 1980 e il 2000 – sono cresciuti in un mondo digitale. La vita prima di Internet, Facebook e iPhone è inimmaginabile per loro. C’è una cosa alla quale i Millennials non possono fare a meno: la semplicità e la rapidità. Chi non adotta soluzioni tecnologiche semplici ed intuitive, anche sul lavoro, è destinato a perdere ed uscire di scena. Ma non solo i millenials. I fornitori di tecnologia di consumo come Apple e Google sono diventati leader di mercato perché chiunque oggi – Baby Boomers (1946-1964), Generation X (1965-1980), Millennials e oltre (la generazione Z dei nati dopo il 2000) può e vuole sempre prodotti semplici ed intuitivi (senza alcuna formazione). Ciò deve valere anche per gli strumenti aziendali. Interfacce pulite e facilmente usate da tutte le fasce di età, sul lavoro, migliorano l’accettazione, l’adozione e la fidelizzazione degli utenti (anche i più ostici).
5. Esperienza omni channel
Omni – channel significa non solo che la tecnologia deve certamente supportare diversi canali di comunicazione ma che essi devono lavorare insieme nella stessa sessione di comunicazione; avere connotati di automazione e snellimento delle operazioni lavorative. (Ad esempio, un cliente e un agente del contact center deve poter passare senza problemi tra chat Web, voce, video e documenti mantenendo le informazioni contestuali e senza dover abbandonare la sessione. Ancora, poter iniziare una call da pc e terminarla dal proprio smartphone).
6. Opzioni e funzionalità flessibili
Ogni soluzione tecnologica di supporto alla digital transformation non è una soluzione universale. Ogni organizzazione ha requisiti diversi e preferenze personali per il modo in cui voler comunicare collaborare e gestire i propri processi. Una soluzione tecnologica deve essere personalizzabile e flessibile (e possa evolvere in risposta ai cambiamenti interni ed esterni).
7. Aperto ed estensibile
La soluzione tecnologica per il tuo lavoro deve essere anche estensibile; ovvero essere aperta e consentire l’integrazione di applicazioni aziendali nuove ad esistenti tramite un’API (Application Programming Interface). Inoltre, un’API aperta consente di sviluppare su misura eventuali funzionalità aggiuntive e collegare applicazioni e dati in diversi ambienti locali e cloud.
8. Risparmio economico
Affidati ad una soluzione tecnologica che sia scalabile e venga fornita come servizio in abbonamento (pay per use), che contempli sub-scription utenti per Cloud con possibilità di mixare e abbinare facilmente i costi in base alle esigenze specifiche.
9. Machine Learning integrata e Intelligenza Artificiale
Scegli una soluzione tecnologica che includa funzionalità avanzate. (Immagina ad esempio che un qualsiasi documento possa essere tradotto in qualunque lingua in tempo reale, o ancora poter dettare una mail o trascrivere o registrare una call/video call di lavoro e trasmetterla o trascriverla con un semplice click).
10. Sicurezza robusta
Fiducia: è la prima condizione che la soluzione tecnologica debba soddisfare: la messa al sicuro di dati e dispositivi dei tuoi dipendenti e membri del teams. Non puoi permettere che la tua produttività cada nelle mani sbagliate. La sicurezza al primo posto deve includere:
- Crittografia SSL (Secure Sockets Layer)/TLS (Transport Layer Security) per i dati in transito (ad esempio tra dispositivi, browser e cloud)
- Forte crittografia lato server per i dati a riposo (dati archiviati su server e/o nel cloud)
- Controllo granulare degli accessi che consente agli utenti di condividere contenuti con altri utenti e fornire il livello di accesso appropriato, ma non un accesso troppo
- Audit trail dettagliati che forniscono informazioni su chi accede a quali dati, quando vi accedono e cosa vi fanno
- Geolocalizzazione dei servizi per garantire che lo strumento (e i tuoi dati) sia sempre disponibile quando ne hai bisogno, anche durante un disastro (incidente, incendio, perdita e cancellazione accidentale dei dati).
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