La pandemia di COVID-19 ha costretto molte aziende ad adottare nuove strategie per mantenere i dipendenti virtualmente connessi da casa, accelerando così l’utilizzo di strumenti di collaborazione da remoto. Microsoft Teams e Zoom sono emersi come i più popolari.
Questi strumenti di collaborazione in team sono diventati oramai il fulcro del lavoro nel mondo moderno.
Tuttavia, individuare quale sia l’app di collaborazione giusta per la propria azienda è più difficile di quanto possa sembrare.
Nel caso di Teams e Zoom, entrambe le piattaforme supportano i dipendenti remoti, sono relativamente nuove e hanno visto un rapido sviluppo negli ultimi due anni, accumulando un numero impressionante di funzionalità e fan.
Hanno aspetti comuni e differiscono vistosamente in altri aspetti.
Vale la pena riepilogarne le caratteristiche.
TEAMS
Microsoft Teams è la piattaforma di collaborazione omni compresa nel flusso di lavoro di Microsoft e che combina riunioni, chat, chiamate, condivisione di file. Teams nasce per essere integrata a tutte le applicazioni di Microsoft 365 per riunire tutti in un’area di lavoro condivisa.
MicroStoria di Teams
Microsoft ha lanciato Teams nel 2017 come successore del suo strumento Skype for Business (che rimane ancora popolare, e tuttora componente di Microsoft 365 Business and Enterprise).
Nel 2018, Microsoft ha lanciato una versione gratuita di Teams per coloro che richiedevano solo alcune funzionalità più popolari, come chat, riunioni online e archiviazione di file.
L’obiettivo di Microsoft era semplice: rendere Teams disponibile al maggior numero possibile di aziende e dissuadere i leader IT dalla scelta di software di collaborazione alternativo. In sostanza, Microsoft ha creato un ambiente in cui i leader IT potrebbero dire: “Dal momento che lo stiamo già pagando tramite Microsoft 365, potremmo anche usare Teams come piattaforma di collaborazione aziendale”. Finora, questa tattica ha funzionato bene.
Le Integrazioni di Teams
Uno dei maggiori vantaggi di Teams è dunque la sua capacità di integrarsi perfettamente con altri prodotti Microsoft 365, tra cui Outlook, OneDrive e OneNote. Inoltre, l’azienda offre possibilità di integrazione di terze parti per applicazioni aziendali popolari, come Salesforce e Trello. Con l’integrazione di terze parti, le aziende possono semplificare e automatizzare molti processi aziendali.
Videoconferenza di Teams
Teams dispone di una serie di funzionalità di videoconferenza, tra cui la condivisione dello schermo, la lavagna e la chat in riunione. I team possono supportare riunioni online con un massimo di 20.000 partecipanti simultanei. Inoltre, Teams dispone di una propria linea di dispositivi per sale riunioni per videoconferenze, nonché di partnership con fornitori di hardware vocale e video di terze parti che vendono opzioni compatibili con Teams. Questi prodotti dedicati supportano il funzionamento one-touch e sono completamente integrati nell’ecosistema Microsoft 365. Ciò è particolarmente vero per le organizzazioni che desiderano integrare teams con il Calendario e Outlook.
Mentre Teams vanta funzionalità di videoconferenza che soddisfano o superano le offerte di funzionalità di molti concorrenti, la piattaforma viene spesso utilizzata per scopi di videoconferenza intracompany anziché interaziendale. Gli utenti tendono a gravitare verso Cisco Webex o Zoom per videoconferenze tra aziende separate a causa in parte dei loro approcci più semplificati all’hosting di riunioni online. Tuttavia, la pandemia ha spinto i clienti a utilizzare Teams in modo esterno al fine di ridurre al minimo i costi riducendo al minimo i vantaggi interaziendali che Zoom una volta deteneva su Microsoft Teams.
Per oltrepassare ulteriormente la concorrenza, Microsoft ha lavorato per offrire compatibilità multipiattaforma, nonché la possibilità di invitare utenti esterni a utilizzare temporaneamente un account guest pienamente funzionante gestito e controllato dal cliente. Ciò è particolarmente utile per le aziende che collaborano con fornitori o consulenti esterni che hanno licenze teams proprie.
Sicurezza e conformità di Teams
Teams è dotato dello stesso framework di sicurezza dei dati che protegge la più grande infrastruttura cloud Microsoft 365. Le protezioni di accesso includono l’autenticazione a due fattori, single sign-on (SSO) e la crittografia dei dati, sia in movimento che a riposo. Teams viene inoltre distribuito con La protezione avanzata delle minacce di Microsoft per garantire che non ci sia nulla di dannoso in agguato nei file degli utenti. Microsoft non raccoglie né vende dati personali dei propri utenti teams. Le funzionalità di conformità includono criteri di conservazione, individuazione elettronica, conservazione legale, ricerca di contenuti e una varietà di funzionalità di controllo e creazione di report.
Telefonia di Teams
Le funzionalità di telefonia dei team possono essere suddivise in tre categorie.
Innanzitutto, per le aziende che cercano di sostituire il loro attuale sistema telefonico aziendale con teams, esiste il piano 365 Business Voice.
Business Voice Rappresenta un’alternativa ai provider di telefonia tradizionali e ai sistemi di telefonia interni, che possono essere difficili e costosi da gestire.
Ciò consente ai team di gestire le estensioni interne di un’azienda, il routing delle chiamate interne, la segreteria telefonica, i gruppi di risposta e altre funzionalità di comunicazione unificata.
In secondo luogo, per l’accesso alle chiamate esterne tramite, i clienti teams possono scegliere di utilizzare un provider di terze parti e puntare semplicemente la piattaforma Teams al controller di frontiera di sessione di terze parti che gestirà tutte le chiamate esterne. In alternativa, Teams Business Voice, a seconda delle licenze del piano di chiamata applicate, può essere utilizzato per gestire chiamate vocali interne, nonché chiamate nazionali e internazionali. In terzo luogo, Teams offre un’opzione di audio conferenza che include conferenze solo audio o un pacchetto che combina videoconferenze e audio conferenze.
Implementazione e facilità d’uso di Teams
Il bello di Teams è che viene distribuito e gestito come tutte le altre applicazioni e servizi all’interno della piattaforma Microsoft 365. Poiché 365 è SaaS, non sono necessari server o software locali. Tutta l’amministrazione viene eseguita tramite il portale di gestione online di Microsoft 365.
Prezzi di Teams
Teams è incluso nel pacchetto Microsoft 365.
È disponibile sia nella versione gratuita sia a pagamento.
La versione gratuita ha limitazioni, ad esempio, la capacità di archiviazione dei file della versione gratuita di Microsoft Teams è impostata su 2 GB per utente di spazio condiviso, ma tutte le versioni a pagamento consentono fino a 1 TB per utente.
Inoltre, funzionalità utili, come la possibilità di registrare riunioni online e diverse opzioni di amministrazione e gestione, non sono disponibili nella versione gratuita.
Pertanto, è probabile che la maggior parte delle aziende opti per una versione a pagamento se si punta fortemente su funzionalità di collaborazione.
ZOOM
Zoom è leader nel settore delle comunicazioni con la sua piattaforma cloud per video, audio conferenze, collaborazione, chat e webinar.
MicroStoria di Zoom
Zoom ha iniziato nel 2011 dopo che il fondatore Eric Yuan ha lasciato Cisco per formare una nuova società, Saasbee Inc.
Nel 2012, Yuan ha cambiato il nome dell’azienda in Zoom.
Quindi, come ora, l’obiettivo principale di Zoom era quello di offrire alle aziende e ai consumatori uno strumento di videoconferenza e collaborazione in team ricco di funzionalità e facile da usare. Per i primi anni, fino al 2017 Zoom ha lavorato per divenire un punto di riferimento nel mercato dei video e delle riunioni web dominato per es. da Adobe, Cisco.
All’inizio del 2019, Zoom è diventato pubblico. La pandemia di COVID-19 ha reso Zoom un nome familiare.
Le integrazioni di Zoom
Zoom ha pubblicizzato una vasta gamma di integrazioni di terze parti tra cui Asana e Dropbox.
Videoconferenza di Zoom
Zoom offre una varietà di funzionalità di videoconferenza, tra cui il supporto per riunioni fino a 100 partecipanti – o fino a 1.000 con una licenza di riunione di grandi dimensioni – condivisione simultanea dello schermo, sfondi virtuali, integrazioni di pianificazione e calendario, lavagna, messaggistica privata e di gruppo in riunione e la possibilità di supportare fino a 49 flussi di videoconferenza simultanei.
All’inizio del periodo di pandemia alcune limitazioni erano la mancanza di trascrizione in tempo reale e altre funzionalità offerte da altri concorrenti. Tuttavia, l’azienda è stata pronta a porre rimedio a molte di queste carenze.
Telefonia di Zoom
Zoom consente ai partecipanti di utilizzare Zoom Phone. Le funzionalità includono, ricezione ed invio chiamate, segreteria telefonica, routing delle chiamate e operatori automatici. Mentre le prime versioni di Zoom Phone richiedevano che un provider di terze parti forniva servizi PSTN, Zoom ora offre chiamate PSTN native in oltre 40 paesi, tra cui Stati Uniti, Messico, Canada e gran parte dell’Europa. In alternativa, i clienti possono optare per un provider PSTN di terze parti se lo desiderano o se hanno uffici in paesi in cui le chiamate PSTN native non sono ancora disponibili.
Sicurezza e conformità di Zoom
I potenziali clienti dovranno valutare la capacità di Zoom di proteggere le conferenze Web e proteggere i dati condivisi all’interno della piattaforma cloud, in particolare sulla scia di incidenti di sicurezza e privacy ben pubblicizzati che hanno afflitto l’azienda nel 2020. Zoom ha infatti recentemente corretto i principali bug e vulnerabilità che mettevano a rischio privacy e sicurezza degli utenti, a partire dall’adozione di un nuovo e più robusto sistema di crittografia dei dati.
pagare una tariffa mensile. Microsoft Teams richiede un pagamento mensile dell’abbonamento per utente.
Prezzi di Zoom
Come Teams, Zoom offre anche una versione gratuita del suo prodotto, con limitazioni che limitano il numero di utenti a 100 e la durata di ogni riunione a 40 minuti. La registrazione non è disponibile con la versione con licenza gratuita. Vengono offerti tre piani a pagamento: Pro, Business e Enterprise. I prezzi per utente diminuiscono significativamente per i piani Enterprise con oltre 100 licenze host. Il numero massimo di partecipanti alla riunione dipende dal piano selezionato.
Punti di forza di Zoom
Zoom è un servizio incentrato su video per riunioni, chiamate e conferenze. Ha un’interfaccia utente semplice e a prezzi più bassi.
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