SharePoint è la Piattaforma di Microsoft per la gestione del documentale e la collaborazione aziendale.
Sharepoint permette di costruire siti web (Intranet e Internet) personalizzati come luogo sicuro per archiviare, organizzare, e accedere (e gestire l’accesso mirato a seconda degli utenti abilitati) alle informazioni aziendali da qualsiasi dispositivo.
Nasce per condividere (dall’inglese Share) e collaborare con colleghi (e clienti e fornitori).
Con il pacchetto Microsoft 365 viene dato accesso alla versione SharePoint Online (ovvero accesso sicuro a documenti della tua azienda senza necessità di VPN).
Tutto ciò che serve all’utente è un Web browser (Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox).
Il nome “SharePoint” può fare riferimento a uno o più prodotti o tecnologie SharePoint (SharePoint in Microsoft 365, SharePoint Server, SharePoint Designer 2013, OneDrive sincronizzazione).
A cosa serve quindi per esempio nella gestione di documenti e la loro condivisione?
Vediamo qualche esempio pratico per comprendere meglio come lo strumento risolva i più comuni impicci lavorativi quotidiani.
Archiviazione e Condivisione di files
Nella collaborazione tradizionale i files vengono trasmessi come allegati di posta elettronica.
Spesso però accade che per un documento originariamente trasmesso (se passibile di modifiche di più utenti) si creino più duplicati dello stesso.
Ciascun duplicato contiene modifiche ed integrazioni differenti e qualcuno avrà l’onere di uniformare tutti i duplicati in un’ultima versione validata, confrontata, definitiva ed approvata.
SharePoint riduce drasticamente il traffico di rete, spesso generato da più utenti nel tentativo di sincronizzare il lavoro su di un unico documento che circola via mail. SharePoint è perfettamente integrato a Microsoft 365, consente quindi a più autori di intervenire in modo sincrono (o asincrono) sullo stesso documento.
In che modo?
Posso creare un nuovo documento caricarlo nella raccolta documenti di SharePoint e condividerlo con altri. Se io sono l’autore del documento, con un semplice click genero un link al mio documento (che rimane direttamente salvato in una cartella di SharePoint). Copio ed incollo il link relativo al mio documento che giungerà via mail o via WhatsApp a uno o più destinatari.
Ciascun destinatario, dotato di una semplice connessione internet (no VPN), da qualunque dispositivo cliccando sul link ricevuto, potrà accedere e leggere o – se autorizzato dal mittente – apportare le opportune modifiche in tempo reale .
Chiunque può accedere a quel documento tramite il link ricevuto lavora sempre su quel documento (che rimane fisicamente salvato nella cartella di SharePoint). Stop alle copie multiple create dalle modifiche di più utenti.
Quel documento sarà accessibile in ogni momento on line ma soprattutto nell’ultima versione cronologica sincronizzata in tempo reale. (Naturalmente, in caso di necessità, è sempre possibile visualizzare la cronologia delle versioni di quel documento e recuperare una versione precedente).
SharePoint, dunque, sfrutta la potenza del Cloud ed è anche sincronizzato con calendari e risorse.
Inoltre è sicuro, poiché pur in Cloud con diversi livelli di autenticazione, consente di definire a priori o in tempo reale accessi, autorizzazioni e permessi (es. lettura e/o modifica).
La Ricerca delle informazioni è poi un altro punto di forza. In SharePoint la ricerca di documenti e informazioni è velocizzata e snellita attraverso il sistema di indicizzazione simile a quello di Google. In ogni SharePoint aziendale è attiva una barra di ricerca per parole chiave. Semplicemente indicando autore, o un termine riferito al documento o la tipologia di documento (es. PowerPoint) il sistema ci restituirà una serie di risultati di ricerca e l’anteprima dei contenuti dei documenti.
SharePoint ottimizza quindi il tempo necessario per l’invio e la ricezione e la ricerca dei documenti, riduce inutili comunicazioni e copie multiple, favorisce il flusso di lavoro e assicura l’accesso monitorato a dati sicuri e aggiornati.
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