Il cloud computing sta diventando sempre più comune. 

E comprensibilmente, perché con il cloud l’accesso ai propri dati è illimitato. Puoi accedere ai dati e lavorare sui documenti da qualsiasi luogo senza essere ancorato alla tua scrivania. 

La migrazione su cloud ha una portata rivoluzionaria e sta cambiando l’operatività e la produttività delle organizzazioni. 

Del resto l’impatto culturale per via della sua comodità è tangibile. Se non ne hai mai fatto esperienza puoi immaginare cosa significhi per il tuo lavoro anche con questo semplice esempio:

Sei in vacanza, e vieni contattato da un collega che ha necessità urgente che insieme concordiate, modifichiate e completiate un documento sul quale avete lavorato prima della tua partenza (e lasciato volutamente in bozza e in stand by perché non urgente). Il collega ti sta contattando perché, invece, inaspettatamente, il cliente lo richiede con urgenza.

Tu sei però in una località di villeggiatura. L’unico device di cui disponi al momento è il tuo smartphone e non hai con te il tuo prezioso notebook di lavoro. Del resto ti stai concedendo un breve riposo; sei partito certo che al tuo ritorno avresti ripreso le tue attività senza particolari intoppi intermedi. Hai quindi lasciato il notebook a casa. 

Prima, senza il senza cloud storage, questa improvvisa scadenza ravvicinata unita alla necessità di collaborazione effettiva in tempo reale e con poco tempo a disposizione avrebbe rappresentato un incubo completo.  Se infatti il documento fosse stato memorizzato nel notebook o pc lasciati in ufficio non avresti potuto fare nulla. 

Intendiamoci, ipotizziamo invece che il collega ti chiami ma tu fortunatamente hai il notebook con te. Avresti comunque in qualche modo le mani legate. Le annotazioni sul documento sono molte e le dovete apportate entrambi. Probabilmente dovreste inviarvi ripetutamente l’allegato corretto e aggiornato vicendevolmente in più versioni, magari dovendovi sentire più volte per telefono. 

(Per non parlare poi dell’ipotesi che essendo in viaggio il tuo dispositivo potrebbe danneggiarsi accidentalmente o potrebbe essere rubato, o avere difficoltà ad accedere al server aziendale).  

Fortunatamente, invece, il file richiesto è archiviato in OneDrive, o in SharePoint.

Quindi, molto semplicemente, accedi al documento dal tuo telefono (dalla spiaggia, naturalmente) trasmetti il link del documento al collega via WhatsApp consentendogli di modificarlo. Oppure condividi il link e lavorate in contemporanea dall’App di Teams scaricata sul tuo telefonino (e sincronizzata a sua volta con l’archivio SharePoint). 

Man mano che aziende e utenti passano al cloud, sperimentano le potenzialità di strumenti di archiviazione, condivisione e le efficaci integrazioni tra i prodotti della Suite di Microsoft 365.

Dall’esempio precedente si potranno intuire i motivi per cui in molti apprezzano la comodità dei due prodotti SharePoint (che puoi approfondire qui).

Tuttavia, una delle domande più comuni riguarda il discernimento d’uso tra di loro.

Una domanda ricorrente è quale sia, di fatto, la differenza d’uso tra OneDrive e SharePoint.  

Entrambi sembrano fare la stessa cosa, quindi quale utilizzare?  

Il mondo Microsoft è in continua crescita e, con funzionalità sempre più complete, i vari strumenti possono avere molto in comune, e le loro capacità sono talvolta sovrapponibili.  

Può non essere immediata la differenza tra SharePoint e OneDrive, perché entrambi sono strumenti adatti per l’archiviazione, la condivisione e la collaborazione:  “Store, Sync and Share from anywhere”.

Cosa sono OneDrive e Sharepoint

SharePoint e OneDrive sono entrambi prodotti di archiviazione cloud Microsoft con caratteristiche comuni.

Ma esistono alcune differenze chiave tra i due che possono essere evidenziate per aiutare ad orientarsi e capire quale sia la soluzione migliore per ogni specifica situazione.

OneDrive

OneDrive è una piattaforma di archiviazione di documenti/file online.

Microsoft distingue tra le versioni dedicate all’uso personale e aziendale.

Mentre OneDrive è il servizio di archiviazione cloud di Microsoft che chiunque può utilizzare per sincronizzare i file su più dispositivi, OneDrive for Business è essenzialmente lo stesso servizio, ma per uso aziendale con strumenti di amministrazione avanzati.

OneDrive for Business in genere viene utilizzato da individui e team aziendali che hanno bisogno di una posizione centrale per archiviare e accedere ai file. Le funzionalità di controllo delle versioni e condivisione di OneDrive semplificano la collaborazione, quindi è più di un archivio online.

SharePoint

SharePoint è uno strumento di collaborazione per le aziende che hanno bisogno di più persone e team per lavorare contemporaneamente su documenti e prodotti.

Negli ultimi anni, Microsoft ha rilasciato aggiornamenti al prodotto Microsoft 365 (precedentemente noto come Office 365) che ha assorbito SharePoint nella piattaforma cloud Microsoft 365.

Microsoft 365 include sia le caratteristiche di SharePoint che la piattaforma di archiviazione OneDrive, rendendole disponibili in qualsiasi dispositivo dal cloud.

Vediamo i tipi di funzionalità che ottieni sia con OneDrive for Business sia con SharePoint.

Somiglianze: 

Cloud Storage 

Sia OneDrive sia SharePoint offrono spazio di archiviazione nello spazio cloud di Microsoft; il che significa che i dati vengono archiviati in modo sicuro all’interno della vasta rete di data center Microsoft.  

Quando si accede al documento, Microsoft lo estrae senza problemi da uno dei suoi data center e te lo rende accessibile sul telefono o sul PC, dovunque tu sia. (Il tutto con semplicità, e in grande sicurezza, ma grazie a complessi meccanismi di sicurezza di gestione dei dati garantiti e operati in background). 

Sicurezza di livello Enterprise 

Sia OneDrive for Business che SharePoint includono infatti funzionalità di sicurezza Microsoft che garantiscono che i dati rimangano sempre al sicuro. Tutte le comunicazioni da e verso OneDrive for Business e SharePoint tramite Internet utilizzano connessioni SSL/TLS. Tutte le connessioni SSL vengono stabilite utilizzando chiavi a 2048 bit. Quindi, per tutto il tempo in cui accedi ai dati, il tutto viene crittografato per impedire l’accesso non autorizzato. 

Accesso da qualsiasi luogo 

I dati di entrambi i servizi sono accessibili dall’utente da quasi ovunque con una connessione di rete.  

Il motivo principale per utilizzare lo storage basato sul cloud è la facilità di accesso. Come utente, puoi accedere alle tue informazioni da quasi tutti i dispositivi purché tu abbia accesso a Internet. 

Vediamo ora le differenze chiave tra le due soluzioni Microsoft. 

Differenze:

Archiviazione personale e archiviazione collaborativa 

L’uso dell’archiviazione è il luogo in cui entra in gioco la maggior parte della confusione percepita tra SharePoint e OneDrive.  

Certo, entrambe le opzioni sono ottime per lo storage basato sul cloud, ma la differenziazione principale è ciò che verrà messo nello spazio di archiviazione.  

OneDrive è il proprio spazio di archiviazione personale 

È qui che verranno inseriti i documenti e file a cui non vuoi che altri utenti della tua organizzazione accedano. Ad esempio, forse stai lavorando a un documento che non sei ancora pronto a condividere con i tuoi colleghi. In questo caso, è necessario archiviarlo in OneDrive. Sebbene sia privato, hai comunque la possibilità di condividere il documento con persone selezionate se e quando lo desideri, ma la tua organizzazione nel suo complesso non avrà accesso ad esso senza la tua esplicita autorizzazione. 

SharePoint, è il cloud storage collaborativo 

È questo il luogo preposto per l’archiviazione di un documento in cui si desidera collaborare con un gruppo di colleghi.  

Ad esempio, supponiamo che si stia lavorando a un progetto che richiede il contributo di più persone.  

Se si archivia questa opzione in SharePoint, chiunque all’interno del gruppo avrà accesso per visualizzare e persino modificare il documento se si impostano le autorizzazioni per consentire loro di farlo.  

SharePoint è anche il luogo in cui è archiviato tutto all’interno di Teams. Questo perché Teams nella sua essenza, è uno strumento di collaborazione. 

Tra i due è dunque l’approccio di utilizzo che li differenzia.  

Un modo semplice e sintetico per ricordare la differenza è questo: 

  • “Uno” OneDrive: l’archiviazione per una persona (tu).  
  • “Condivisione” Share (SharePoint) è l’archivio condiviso in cui si desidera mantenere gli elementi a cui si deve collaborare.  

SharePoint e Intranet 

è difficile parlare di SharePoint senza menzionare le sue altre funzionalità.  

Oltre all’archiviazione collaborativa, SharePoint può essere utilizzato anche per creare una Rete Intranet (pagine Web interne a cui solo i dipendenti hanno accesso) all’interno dell’organizzazione.  (Se vuoi approfondire sull’ utilità della tecnologia SharePoint per creare una Intranet aziendale leggi qui).

Una Intranet sarebbe utile per un’organizzazione che ha bisogno di una pagina Web aziendale con risorse solo per dipendenti.  

Una intranet offre anche un’ottima repository per i materiali di formazione, avvisi, template, manuali, accesso integrato a gestionali. 

Qual’ è il migliore?  

Sia SharePoint che OneDrive sono programmi estremamente utili che senza dubbio utilizzabili in combinazione. Il loro utilizzo e la loro scelta dipende dai propri scopi.  

Idealmente potremmo dire che un documento di collaborazione è consigliabile caricarlo in un sito di SharePoint o in Teams in modo che tutti i membri del gruppo possano accedervi e lavorarci insieme fin dall’inizio.  

Entrambi possono convivere felicemente ed essere integrati in un unico ambiente, quello di Microsoft 365. 

Scopri di più su soluzioni e prodotti per i documenti on line.

Qualche problema o tema di questo articolo ti riguarda o ti ispira? Scopri le soluzioni Agevis, parlane con noi. www.agevis.it