Microsoft Teams
A causa della pandemia, Microsoft Teams è diventato il luogo virtuale nel quale organizzare videoconferenze (analogamente ad es. a Zoom o Google Meet).
Eppure non tutti sanno che Teams di Microsoft, conosciuto principalmente come servizio per videochiamate, è un Hub completo e integrato per lo Smart Working.
Si chiama infatti Teams proprio perché è pensato per la collaborazione operativa tra persone organizzate in gruppi di lavoro (anche con persone esterne che non fanno parte della propria rete).
Dunque riavvolgiamo il nastro da zero e vediamo le sue principali caratteristiche.
Che cos’è Microsoft Teams
Microsoft Teams è una piattaforma cloud ideata per la comunicazione e collaborazione ottimizzata all’interno di gruppi di lavoro a distanza.
Si avvale di strumenti integrati per la messaggistica e lo scambio di materiale di lavoro grazie a chat, teleconferenza e spazi virtuali destinati alla condivisione di contenuti.
Inoltre con Teams è possibile interagire in più persone sugli stessi file di lavoro, grazie alla sua integrazione con Microsoft 365.
È adatto, quindi, a tutti gli effetti, per organizzare le attività, e non solo le chiamate, tra team di lavoro e con i clienti.
Come funzionano i team di Teams
Teams è composto da team: gruppi di persone che condividono attività, progetti o interessi (un team ad esempio è il gruppo complessivo di persone che lavora a un progetto).
I team sono a loro volta composti da canali, per aiutare gruppi di persone a organizzarsi (ciascun canale è dedicato a uno specifico argomento,per es. con il nome di un cliente o di un progetto).
I canali a loro volta possono essere standard (disponibili e visibili a tutti i membri previsti) e privati (conversazioni mirate e riservate all’interno di un certo gruppo di destinatari).
In ogni canale si possono tenere riunioni, conversazioni e si può lavorare tutti insieme ai documenti.
In Microsoft teams puoi creare tutti i team e i canali di cui hai bisogno e organizzare e diversificare al meglio le diverse attività.
Dove e da chi può essere utilizzato
Il servizio può essere utilizzato in qualunque dispositivo (PC, smartphone, tablet) ed è pensato sia per privati che per aziende con diverse opzioni di sottoscrizione adatte a tutte le esigenze.
Come si ottiene
Per ottenere l’accesso alle funzionalità Microsoft Teams occorre un account Microsoft, gratuito o a pagamento a seconda della proprie esigenze.
Un account Teams è infatti necessario per poter ad esempio organizzare una riunione, ma non per parteciparvi: è possibile infatti per chiunque partecipare dal browser a una riunione organizzata su Teams da qualcun altro e per la quale si è ricevuto il link di invito a partecipare.
Teams è utilizzabile in versione free o full.
La versione a pagamento ha funzionalità avanzate e più spazio di archiviazione.
Può essere utilizzato facilmente: basta avere un cellulare o un pc per scaricare la piattaforma.
Le funzionalità più utilizzate e conosciute
È uno strumento di collaborazione completo (non solo audio/videochiamate)
Di fatto la sua utilità sta nel raccogliere, semplificare e centralizzare tutta la comunicazione. Teams aiuta a gestire le attività e le comunicazioni con i propri team e a trovare tutto in un unico ambiente e contiene, in un’unica interfaccia, una serie di funzionalità.
Cosa puoi fare
Creare Teams
Accedi a tutti i canali di comunicazione di cu fai parte o puoi crearne di nuovi. All’interno dei canali puoi fare riunioni con i membri inclusi, tenere conversazioni, scrivere post e condividere file.
Pianificare Riunioni e attività
Visualizzi ciò che hai in programma per il giorno o per la settimana, pianifichi una riunione o avvii immediatamente una Video Call.
Il calendario delle attività si sincronizza con il tuo calendario di Outlook.
Chiamate audio e videochiamate (private e di gruppo)
Chiami o videochiami un membro o l’intero team di lavoro, se ricevi una chiamata durante un’altra chiamata in corso, puoi rispondere alla chiamata sopraggiunta e, mettere in attesa l’utente in corso per poi riprendere la conversazione.
Condividi lo schermo durante le riunioni, aggiungi in diretta nel corso di una videochiamata un nuovo membro alla conversazione (è sufficiente che digiti il suo nome e Teams lo chiama e lo include in automatico nella Call).
Registri le riunioni che, salvate nel cloud in Microsoft Streams, sono messe a disposizione di tutti i membri del team o di chi ha preso parte a quella videoconferenza; in ogni momento puoi accedere al link e rivedere la registrazione.
Ottieni la trascrizione automatica dei contenuti delle riunioni.
Organizzi eventi fino a 250 persone e trasmissioni in live streaming fino a 10.000 spettatori.
Chat (private e di gruppo)
Chatti immediatamente con chiunque senza dover utilizzare la posta elettronica.
Visualizzi l’elenco delle tue chat di gruppo o singole.
Crei nuove chat (con membri singoli o di gruppo).
Alleghi documenti e contenuti (anche multimediali) all’interno di ogni chat.
Lavori in contemporanea con altri membri sui documenti caricati nella chat.
Rubrica contatti e stato dei contatti
Vedi tutti i membri della tua rubrica.
Visualizzi lo stato di ogni contatto (assente, disponibile, occupato).
Attività e notifiche
Condivisione e modifica documenti in contemporanea
Trasferisci, condividi File e lavora e visualizza e lavora in contemporanea con altri membri.
Teams conserva tutto
Puoi ritrovare in ogni momento tutti i tuoi contenuti.
Una volta terminata una riunione puoi ritrovare, conservati, tutti i commenti link e allegati inseriti nella chat durante la call.
Che garanzie offre
Teams non è solo un prodotto , è una soluzione all’interno di una piattaforma, per offrirti ulteriori strumenti completi per il lavoro e in totale sicurezza. Se vuoi usare Teams infatti devi autenticarti di modo che il sistema, alla base ti dia sicurezza che solo chi è autorizzato stia accedendo ai contenuti. Anche nel caso in cui ci sia del coinvolgimento via link c’è sempre bisogno di essere invitati e si atterra nella sala d’attesa dove l’amministratore può verificare l’ospite esterno. Se invece l’utente è interno all’organizzazione, l’autenticazione vale per tutti i partecipanti. La protezione dell’identità è la base per una convivenza sicura proprio perché in Teams sono in gioco la gestione dei documenti e delle conversazioni.
Se desideri traghettare il tuo ufficio on line mantenendo i tuoi membri organizzati e snellire i processi, oltre che favorire ulteriormente la creatività il coinvolgimento e la produttività, Microsoft Teams è la scelta giusta.
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