La posta elettronica con Microsoft Exchange On line
Oggi la posta elettronica è uno strumento irrinunciabile. Tutti abbiamo un account privato per scambi di posta personali e/o utilizziamo un account di posta aziendale per le comunicazioni lavorative.
Microsoft ha pensato ad una soluzione per la sicurezza e la produttività aziendale con Exchange (di Microsoft 365).
Cosa significa Microsoft Exchange?
Vediamo come funziona Microsoft Exchange e in che cosa si differenzia dai servizi di posta tradizionali.
Cosa occorre:
- pc/tablet/mobile;
- account di posta aziendale;
- Microsoft Outlook come client di posta;
e, appunto
- Microsoft Exchange come server on line.
Microsoft Exchange on line è un server che permette ai membri di un’azienda di comunicare in modo immediato con l’impiego della posta elettronica sfruttando Outlook come client per le e-mail.
Microsoft Exchange però non si limita alla sola gestione della messaggistica, perché con Exchange l’intera rete aziendale è connessa on line: il personale può lavorare da ovunque con una connessione Internet e da qualunque dispositivo (senza la necessità di configurare VPN).
In 10 pillole take away, vediamo le principali caratteristiche:
1 Comunicazione flessibile: accesso in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.
Servono solo un browser e le credenziali di Microsoft 365.
2 Accesso a Calendari e Rubrica: pianificazione delle attività
Ogni membro accede a calendari e rubriche per la pianificazione delle attività e la condivisione con i colleghi. Non si tratta più solo di inviare o ricevere mail, ma di avere a disposizione una sala riunioni virtuale per il planning delle attività giornaliere, settimanali e mensili, programmare riunioni, notificarle ai destinatari e ricevere reminder automatici di nuovi impegni. Se apro Outlook cliccando sul calendario visualizzo le riunioni previste oggi con i link di entrata nella call.
3 Comunicazioni sicure
Microsoft conduce controlli di sicurezza regolari, monitora i propri sistemi per le attività sospette, dispone di un solido protocollo di risposta agli incidenti e protegge costantemente la posta elettronica da malware con filtro anti-spam e software antivirus nativi inclusi. Con Microsoft 365 tutte le comunicazioni si trovano in posizione centrale in un data center Microsoft. Una serie di funzionalità garantiscono che ogni azienda possa rimanere sicura nel Cloud. Le applicazioni di Microsoft Office 365 sono accessibili tramite crittografia SSl/TSL in modo che le comunicazioni o i file non siano intercettati da malintenzionati (nessuno, senza autorizzazione, sarà in grado di leggerli).
4 Back up automatico della posta elettronica
La modalità tradizionali di backup della posta spesso non danno sufficienti garanzie che le informazioni non vengano corrotte o perse. Con Exchange di Microsoft 365 il processo di back up della posta è automatizzato.
5 Archiviazione è centralizzata, indicizzata e deduplicata – Reperimento Facile delle informazioni
L’obbligo di mantenimento dello storicoanche per periodi indefiniti è garantito grazie ad un alto livello di compressione, indicizzazione e deduplicazione dei messaggi per uno storage ottimale. La posta elettronica è mantenuta integra e singoli messaggi (anche datati) possono essere reperiti istantaneamente con ricerche rapide e mirate grazie all’indicizzazione. (Prima che venga eseguita l’archiviazione, la posta “datata” viene spostata dal server su una piattaforma a parte sulla quale è sia deduplicata sia indicizzata). Si possono eseguire operazioni di ripristino per tutte le mail andate perdute senza dover coinvolgere tecnici IT.
6 Server sempre capienti
L’archiviazione centralizzata non solo esegue il backup dei messaggi, ma, allo stesso tempo, ottimizza il carico di spazio sul server di posta. La quota delle caselle di posta non ha più limiti.
7 Stop agli achivi distribuiti sui client con file .pst locali
La posta su Cloud non è più esposta a rischi ed è messa al riparo da eventi come perdita/furto di notebook, cancellazione errata o volontaria da parte dell’utente, danneggiamento dell’archivio. L’archiviazione centralizzata consente una gestione più solida e sicura del patrimonio di comunicazione aziendale.
8 Sicurezza e conformità
Con il GDPR in piena forza, ora è più importante che mai che ogni azienda sia compliant. Microsoft Office 365 è stato certificato conforme agli standard ISO 27001, ha completato gli audit SAS70 Di tipo I e II e ha ottenuto il sigillo EU Safe Harbor. Vengono rispettati i requisiti legali nell’ambito del mantenimento della posta relativi all’ articolo 2214 del Codice civile e 22 del Dpr 600/1973 che la comune procedura di backup non riesce a soddisfare in modo efficace.
9 Abbattimento dei costi
No a costi di software, hardware, installazione e manutenzione di infrastrutture IT.
10 Aggiornamenti istantanei e accesso a nuove funzionalità (mai più aggiornamenti software manuali)
Non c’è più bisogno di aggiornamenti manuali del software. Microsoft si impegna, anche per la posta elettronica, ad occuparsi degli aggiornamenti. Nuove funzionalità rilasciate da Microsoft sono costanti, automatiche e subito a disposizione degli utenti.
In Sintesi:
Microsoft Exchange è un’applicazione server di posta elettronica di Microsoft.
Outlook è il client più utilizzato per connettersi ad un server Exchange.
Entrambe le applicazioni funzionano insieme, una sul lato server e l’altra sul lato client. Combinati insieme, consentono di accedere a posta elettronica, calendario e contatti sempre sincronizzati sia da Outlook oppure da qualsiasi Web browser.
Se vuoi sapere di più sulle novità evolute dei prodotti della Suite Microsoft 365 leggi qui
Scopri le nuove funzionalità di Outlook di M365.
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