Oggi, gli strumenti informatici hanno avuto una tale evoluzione che possono supportare le attività operative e strategiche degli utenti alle prese con i documenti.

Eppure, negli ultimi anni, la presenza dei personal computer e di Internet disponibili su ogni postazione di lavoro non hanno risolto ancora del tutto diversi problemi gestionali.

Il PC non ha portato, in generale, ad una riduzione davvero significativa nel consumo di spazi in metri cubi per l’archiviazione fisica o dei costi per i materiali (carta/toner/stampanti/faldoni).

E, a fronte anche di una catalogazione ed archiviazione digitale corretta, la ricerca di un documento impiega, spesso, ancora, alcuni minuti (anziché qualche secondo).

Sharepoint nasce per una corretta e completa gestione dei documenti e di tutte le operazioni legate a tutto il ciclo di vita del documento (creazione, consultazione, reperimento, salvataggio, distruzione).

Che cosa si ottiene con l’adozione di Sharepoint?

  •  risparmio di tempo per creare e modificare documenti,
  •  aumentata produttività,
  •  tempi ridotti per il passaggio di documenti,
  •  miglioramento del ciclo produttivo e dello spazio di lavoro.

Sharepoint è uno strumento di gestione documentale, riguarda il ciclo di vita del documento (creazione, elaborazione, modifica del documento, fascicolazione, approvazione, spedizione, ecc.) ma fa molto di più.

è un Enterprise Content Management perchè racchiude più aree o discipline: document management, web content management, collaboration, record management, workflow e business process management, capture and scanning.

Vediamo le sue principali funzionalità: 

Indexing:

i documenti vengono indicizzati per semplificarne il reperimento. L’indicizzazione facilita le ricerche e fornisce modi alternativi per organizzare le informazioni. Ogni documento elettronico ha la sua carta di identità (nome, data di creazione, data di modifica, autore) e possono essere associate altre informazioni specifiche scelte dall’utente a seconda del tipo di file, dell’area aziendale, o di altri parametri. L’indexing rende completamente personalizzabile il procedimento di catalogazione e ricerca dei documenti. 

Search:
  • Ricerca tramite motore di ricerca;
  • Ricerca semplice tramite selezione di un attributo (per autore, data, parola chiave);  
  • Ricerca avanzata per più attributi. 
Document Repository (Store):

i file sono in una location comune dalla quale possono essere prelevati da tutti gli utenti in modo elettronico (piuttosto che fisicamente dai vecchi schedari e scaffali) e con accesso immediato a contenuti (inclusi i big contents: files audio/video di grandi dimensioni) da ogni dispositivo e in qualunque momento.  

Collaboration:

SharePoint è online 24 ore al giorno 7 giorni su 7.
I files sono in un ambiente comune, accessibile da chiunque all’ interno dell’azienda, con le debite autorizzazioni pre-impostate. Si conserva/rende disponibile un’unica copia per documento (evitando la duplicazione che avviene normalmente per ogni utente interessato ad un documento). I documenti sono accessibili istantaneamente da ogni pc e da tutti gli utenti autorizzati, con accesso allo stesso file e con possibilità di consentire ad utenti selezionati di apportare modifiche contemporanee (stop alla ridondanza di documenti trasmessi via mail e in più versioni). La modifica contemporanea dei documenti può, naturalmente essere impedita temporaneamente per avere maggiore controllo sul contenuto e sulle modifiche (check in/check out).

Mobilità:

accesso ai documenti da dovunque (da casa, da postazioni esterne) e con diversi dispositivi.

Check in/out:

questa funzionalità permette ad un solo utente di modificare un documento in un dato momento. La modifica contemporanea da parte di più utenti può essere bloccata (check out). Dopo il salvataggio, il documento può essere reimmesso per modifiche altrui tramite (check-in). Mentre il documento è in fase di modifica gli altri utenti possono comunque consultarlo in sola lettura.

Versioning:

il versioning è la capacità di tenere in memoria tutte le modifiche apportate al file, conservando la storia dei salvataggi e permettendo all’utente di ripristinare una versione precedente.

Document management:

le politiche di gestione dei documenti sono applicate in tutte le fasi del ciclo di vita del documento (check in/out, versioning, sicurezza).

Sicurezza e permessi:

il controllo dei permessi e la sicurezza sono il punto di forza di questo strumento. È possibile associare un permesso a tutto. A seconda del livello di permessi del quale un utente è dotato, è concesso vedere o non vedere certi elementi specificandone la tipologia di accesso. Sono previsti amministratori di sistema con potere di associare a singoli documenti o librerie permessi diversi per gli utenti. Gli utenti interessati ad un determinato documento avranno l’accesso ma potrebbero non essere in grado di modificarlo. In questo modo si limita molto il rischio di eliminazione o danneggiamento dei file, oltre ad avere la possibilità di sapere chi ha effettuato eventuali modifiche.

Sharepoint è la Piattaforma per la collaborazione e gestione documentale aziendale più utilizzato al mondo.

Risponde contemporaneamente a molteplici requisiti aziendali: repository documentale, condivisibilità, delocalizzazione e distribuzione del lavoro, flessibilità. espansione del business.

Le aziende adottano SharePoint per creare: 

  • Siti web personalizzati;
  • Portali informativi basati su browser per una collaborazione unificata: vere e proprie reti sociali aziendali, in cui condividere informazioni, appuntamenti, documenti, idee;
  • Spazi online in cui poter archiviare, accedere, modificare e condividere le informazioni. 

Se vuoi sapere di più sulle novità evolute dei prodotti della Suite Microsoft 365 leggi qui

Qualche problema o tema di questo articolo ti riguarda o ti ispira? Scopri le soluzioni Agevis, parlane con noi. www.agevis.it